Zet terugkerende afspraken in je elektronische agenda

Iedereen heeft ze: de wekelijks of maandelijks terugkerende afspraken voor het werkoverleg, vergadering zus en vergadering zo. Of privégebeurtenissen als de voetbaltraining van dochterlief en de talencursus voor jezelf. Als je gebruik maakt van een elektronische agenda, dan kun je nu die afspraken heel makkelijk in een keer vooruit plannen. Zodat je je niet meer laat verrassen en je duidelijk kunt zien hoeveel tijd je echt beschikbaar hebt.

De elektronische agenda’s bieden je volop mogelijkheden voor het plannen van die afspraken. Ook als je zo’n afspraak eens in de 3 weken of iedere eerste maandag van de maand hebt, kun je het terugkeerpatroon erin kwijt. Hieronder een korte uitleg hoe je dat kunt doen.

Om te beginnen maak je een nieuwe afspraak aan of open je een bestaande afspraak.

In Outlook:

• Klik op de knop Terugkeerpatroon
• Vul de gewenste opties in
• Klik op OK en sla je afspraak op.

In iCal:

• Open de infolade
• Geef het herhalingspatroon aan
• Sluit de infolade

In Google Agenda

• Klik op Afspraakdetails bewerken
• Vink het vakje Herhalen.. aan
• Vul de gewenst opties in
• Klik op Gereed om het Herhalingsscherm te sluiten
• Klik op Opslaan onderaan bij de Afspraakdetails om de wijzigingen op te slaan.

Terugkeerpatroon wijzigen

Als je het terugkeerpatroon wilt wijzigen of het tijdstip van de betreffende afspraak, dan kan het handig zijn om het terugkeerpatroon te laten eindigen op het moment van de wijziging en een nieuwe afspraak erin te ztten. Anders worden met terugwerkende kracht al je afspraken gewijzigd en staat het werkoverleg dat op maandag plaatsvond opeens op dinsdag in je agenda. Voor mensen die nooit meer terugkijken in hun agenda geen probleem natuurlijk. Voor mensen die dat wel doen (bijv. zelfstandig ondernemers die bij de belastingdienst moeten aantonen dat ze echt gewerkt hebben die dag) is de nieuwe afspraak waarschijnlijk beter.